POLÍTICA DE HÁBEAS DATA DROGUERIAS JULIAO S.A POLÍTICA DE HÁBEAS DATA Versión 5.3 1.
Objetivo DROGUERIAS JULIAO S.A. (“DROGUERIAS JULIAO”) respeta y está comprometida con la privacidad y la protección de los datos de las personas que hacen parte de sus Grupos de Interés, por lo cual expide la presente Política de Hábeas Data (“Política”) en calidad de Responsable de los Datos Personales que son recolectados y tratados en desarrollo de sus funciones. De esta manera, la presente Política establece las prácticas, estándares y lineamientos generales que sigue DROGUERIAS JULIAO durante el Tratamiento de las Bases de Datos y los Datos Personales incluidos en estas, para garantizar el cumplimiento de la Regulación Colombiana de Protección de Datos Personales (“RGPD”), así como asegurad la protección de la información personal y los derechos que le asisten a los Titulares. Asimismo, esta Política informa el Tratamiento y las Finalidades a las que se someterán los Datos Personales, los derechos de los Titulares y la forma en que pueden ejercer los mismos. 2. Alcance En primer lugar, esta Política es aplicable a todas los Trabajadores, contratistas y/o Encargados que tengan acceso a las Bases de Datos y los Datos Personales contenidos en ella, bajo la responsabilidad, encargo y/o administración de DROGUERIAS JULIAO. En segundo lugar, la presente Política está dirigida a todos los Grupos de Interés con los que interactúe DROGUERIAS JULIAO y cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos. Por último, los lineamientos de esta Política deberán ser atendidos durante todas las etapas del Tratamiento de Datos Personales que realice DROGUERIAS JULIAO, incluyendo la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Lo anterior, en los casos en que sea desarrollado directamente o por medio de sus funcionarios, contratistas y/o Encargados. 3. Definiciones Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales. Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Hábeas Data que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidadesdel Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales. Base de Datos: conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, que se encuentran bajo la responsabilidad de DROGUERIAS JULIAO y existen en un medio físico o digital. Consulta: es la solicitud que realiza un Titular, su causahabiente o su representante, ante el Responsable o Encargado, en relación con sus Datos Personales que se encuentren en alguna de las Bases de Datos. Cookies: son archivos y/o herramientas automatizadas que la Página Web instala en el dispositivo del Usuario Digital para obtener información personal, rastrear comportamiento, recordar los hábitos de navegación y consumo, información que permite individualizar a una persona. Dato(s) personal(es): cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Dato(s) público(s): Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante POLÍTICA DE HÁBEAS DATA Versión 5.3 o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entreotros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. Dato(s) Semiprivado(s): todos aquellos datos personales que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio o de actividad comercial. Dato(s) Privado(s): todos aquellos datos personales que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular de la información. Dato(s) sensible(s): Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos. Encargado del Tratamiento/Encargado: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociocon otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. Grupo de Interés: se entenderán como todas las personas que se relacionen con DROGUERIAS JULIAO, quienes podrán ser Candidatos, Visitantes, Solicitantes de PQRs, entre otros. Página Web: es el sitio web bajo la administración de DROGUERIAS JULIAO, donde el Usuario de la misma encontrará toda la información de la Organización que sea de su interés. Se accede mediante el enlace: https://juliaoboticarios.com. Política de Hábeas Data/Política: Es la presente Política de Tratamiento de Información de DROGUERIAS JULIAO. Reclamo: es la solicitud presentada por el Titular, su causahabiente o representante, en los casos en que considere que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión; o, en los casos en que advierta el presunto incumplimiento de un deber bajo el Régimen General de Protección de Datos Personales. Regulación de Protección de Datos Personales de Colombia/ Regulación/ RPD: se refiere a la normativa general que regula la protección de Datos Personales en Colombia, la cual incluye la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el Decreto 255 de 2022, el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, y las demás que la complementen o modifiquen. Responsable del Tratamiento/Responsable: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento. Transferencia: la Transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. POLÍTICA DE HÁBEAS DATA Versión 5.3 Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Usuario Digital: es la persona que ingresa y/o hace uso de la Página web de DROGUERIAS JULIAO o sus funcionalidades. 4. Principios de la protección de datos. El RPD, establece unos principios para el Tratamiento de Datos Personales que se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley. Los principios legales de la protección de datos son los siguientes: Principio de legalidad: el Tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en el RPD, el Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen. Principio de finalidad: el Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular. Principio de libertad: el Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. En el desarrollo de este principio se encuentran incluidas las excepciones que incluye el RPD para exigir la Autorización del Titular. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Principio de acceso y circulación restringida: el Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Regulación. Principio de seguridad: se implementarán todas las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a las Bases de Datos y a los Datos Personales evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. POLÍTICA DE HÁBEAS DATA Versión 5.3 Principio de confidencialidad: la reserva e integridad de los Datos Personales se garantizará por medio de controles técnicos, jurídicos y administrativos, inclusive después de finalizadas las labores que comprende el Tratamiento. Principio de minimización: se garantizará que solo serán tratados los Datos Personales que sean adecuados, pertinentes y limitados a los necesarios para cada uno de los fines especificados del Tratamiento. Principio de responsabilidad demostrada (accountability): se implementarán medidas apropiadas y efectivas que permitan el cumplimiento de las obligaciones y deberes establecidos en el RGPD, así como garantizar la materialización de las disposiciones de la presente Política en la Corporación. 5. Datos Personales que recolecta y trata DROGUERIAS JULIAO. DROGUERIAS JULIAO recolectará diferentes Datos Personales en atención al contexto de sus interacciones con los Grupos de Interés, de las solicitudes que a futuro realicen los Titulare de los datos respecto del Tratamiento de su información, de los servicios o productos que el Titular utilice por parte de DROGUERIAS JULIAO. Entre los Datos Personales que DROGUERIAS JULIAO podría recolectar se encuentra: a. Nombre, tipo y número de identificación b. Datos de contacto c. Cargo o profesión d. Datos demográficos, sociales y/o geolocalización e. Datos de su entorno (e.g. familiares, sociales, entre otros) f. Intereses o preferencias g. Datos de imágenes y/o videos h. Datos Biométricos i. Datos de saludo relativos al estado de salud Los Datos Personales señalados a partir del literal (g) se consideran Datos Sensibles por los que su Tratamiento seguirá lo indicado por este tipo de información de acuerdo con esta Política. 6. Recolección de Datos Personales. DROGUERIAS JULIAO, en el marco de sus funciones y por medio de cada área de la Organización, recolectan los Datos Personales de sus Grupos de Interés mediante documentos, tales como: formatos, planillas, contratos, formularios, entrevistas, entre otros. Así, DROGUERIAS JULIAO solamente tratará los Datos Personales que haya sido autorizados por su Titular de manera previa, expresa e informada por medio de una Autorización otorgada de manera escrita, verbal o por medio de una conducta inequívoca. La evidencia de la mencionada Autorización será conservada por DROGUERIAS JULIAO. En el momento en que el Titular otorgue su Autorización, DROGUERIAS JULIAO le informará las Finalidades y el Tratamiento al que estarán sometidos sus Datos Personales, sus derechos y los medios por los cuales podrá ejercerlos. El Titular podrá revocar su autorización y solicitar la supresión inmediata de sus Datos Personales por medio de los canales establecidos en esta Política, a menos de que exista el deber contractual o legal de permanecer en la Base de Datos. DROGUERIAS JULIAO no estará obligada a solicitar la Autorización del Titular de los Datos Personales cuando se trate de: i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; ii) Datos Públicos; e, iii) información autorizada por la ley para fines POLÍTICA DE HÁBEAS DATA Versión 5.3 históricos, estadísticos o científicos. En los eventos señalados, y en cumplimiento de sus obligaciones legales, DROGUERIAS JULIAO podrá recolectar los Datos Personales, incluso Datos Sensibles, y transmitirlos, transferirlos o entregarlos a entidades públicas o administrativas correspondientes, o a las entidades que ellas deleguen, en ejercicio de sus funciones, sin que sea necesario advertir de este hecho al Titular. En estos escenarios, DROGUERIAS JULIAO se abstendrá de utilizar los Datos Personales para finalidades propias o finalidades diferentes a las permitidas por sus obligaciones legales. 7. Tratamiento de Datos Personales. DROGUERIAS JULIAO tratará Datos Personales de las personas que han parte de sus Grupos de Interés directamente, por medio de sus Trabajadores, Proveedores y/o Contratistas, o a través de sus Encargados. Los Datos Personales que trate DROGUERIAS JULIAO se someterán a lo establecido en esta Política, de forma física, electrónica, digital y/o automatizada, en servidores propios o de los Encargados. En cualquier escenario, DROGUERIAS JULIAO podrá elegir las herramientas tecnológicas y los medios de Tratamiento de información, en atención a sus necesidades y funcionamiento, a fin de cumplir con las finalidades indicadas en el numeral 9 de la presente Política. 7.1. Tratamiento de Datos sensibles. DROGUERIAS JULIAO recolectará Datos Sensibles de, entre otros, sus Trabajadores y Proveedores y/o Contratistas principalmente, por medio de datos del estado de salud y datos biométricos (e.g. fotografías, videos y huella). En estos casos, DROGUERIAS JULIAO informará a los Titulares los Datos Sensibles que serían objeto de Tratamiento, las finalidades específicas de su Tratamiento y que, por tratarse de Datos Sensibles no está obligado a suminístralos, salvo en los casos en que exista un deber legal que así lo requiera. 7.2. Tratamiento de Datos Personales de niñas, niños y/o adolescentes. DROGUERIAS JULIAO se limitará a la recolección y Tratamiento de Datos Personales de los Titulares que tengan la calidad de niñas, niños y/o adolescentes en el marco de servicios del sistema de salud, seguridad social, y de beneficios, así como también, en el marco de comunicaciones de la compañía mediante imágenes y/o videos para comunicar las actividades desarrolladas por la Organización. El Tratamiento de los Datos Personales de niñas, niños y/o menores de edad responderán y respetarán el interés superior de los menores; y, asegurarán el respeto de sus derechos fundamentales. En estos casos, DROGUERIAS JULIAO solicitará la correspondiente Autorización a su representante legal; y hará su mejor esfuerzo para verificar que quien actúe como representante legal del niño, niña o adolescente efectivamente tenga esta calidad. No obstante, partirá de la buena fe de quien otorgue la Autorización y señale que tiene la calidad de representante legal. 7.3. Tratamiento de Datos Personales no solicitados. De manera previa al inicio formal de relaciones comerciales o laborales con DROGUERIAS JULIAO, es posible que nos sean remitidos Datos Personales sin la Autorización otorgada por el Titular. En estos casos, el Titular acepta que, por medio de su conducta inequívoca consistente en enviar su información a DROGUERIAS JULIAO, autoriza a DROGUERIAS JULIAO para el Tratamiento de sus Datos Personales con la finalidad estrictamente relacionada con el trámite o solicitud realizada. La Autorización por conducta inequívoca se aplicará, incluyendo, pero sin limitación, al envío de información POLÍTICA DE HÁBEAS DATA Versión 5.3 de: i) personas que desean trabajar en DROGUERIAS JULIAO; ii) personas que desean vincularse como proveedores o clientes de DROGUERIAS JULIAO; y, iii) personas que presentan solicitudes, quejas o reclamos de cualquier naturaleza a DROGUERIAS JULIAO. Sin perjuicio de lo anterior, y solo en caso en que la relación con estos terceros se formalice, se solicitará la Autorización correspondiente para continuar con el Tratamiento de los Datos Personales para otras finalidades. 8. Responsable del tratamiento. El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es DROGUERIAS JULIAO, cuyos datos de contacto son: Dirección: VÍA 40 # 51-163 Correo electrónico: [email protected] Teléfono: 3002171516 9. Tratamiento y finalidades de las bases de datos. DROGUERIAS JULIAO, en el desarrollo de sus actividades, lleva a cabo el Tratamiento de Datos Personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en Bases de Datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley. Este Tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las Autorizaciones específicas otorgadas por parte del Titular. Así, y en ejecución del objeto social de DROGUERIAS JULIAO, los datos personales serán tratados de acuerdo con el Grupo de Interés y en proporción a la finalidad o finalidades que tenga cada Tratamiento, como se describe a continuación: GRUPO DE INTERÉS FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Administradores y Accionistas a) Realizar la convocatoria de la Asamblea, reuniones y comunicaciones necesarias para ejecutar la relación jurídica; así como desarrollar las correspondientes actas y documentos que soportan el desarrollo de las mencionadas actividades. b) Mantener una eficiente comunicación con información que sea de utilidad para el desarrollo y cumplimiento de las obligaciones existentes con los accionistas, incluidas todas aquellas relacionadas con el gobierno corporativo. c) Consultar y reportar información en listas restrictivas, centrales de riesgo y/o demás operadores de información; y, realizar los reportes correspondientes en estos operadores de información. d) Realizar todas las actividades administrativas, contables y tributarias que permitan que la Organización cumpla con sus obligaciones sociales, corporativas, crediticias o de cualquier índole, realizar declaraciones de impuestos, presentar información a autoridades, soportar procesos de auditoría y realizar estudios estadísticos o procesos contables. e) Realizar el nombramiento a nivel interno y en las demás instituciones y/o autoridades que sean necesarias, así como su referencia para alcanzar nombramientos y vinculaciones con terceros. GRUPO DE FINALIDADES DEL TRATAMIENTO POLÍTICA DE HÁBEAS DATA Versión 5.3 INTERÉS Candidatos, Trabajadores, Extrabajadores, Aprendices, Practicantes y Trabajadores en Misión a) Adelantar procesos de selección, lo cual incluye realizar estudios de seguridad e investigación en listas restrictivas, mantener una eficiente comunicación que sea de utilidad para el desarrollo de estos procesos; y, conocer y evaluar la información relacionada con sus actividades académicas, profesionales y laborales. b) Solicitar referencias laborales a terceros sobre candidatos a alguna vacante laboral, respetando los límites que impone la ley para ese efecto. c) Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los Trabajadores de DROGUERIAS JULIAO y dar cumplimiento a las obligaciones derivadas de estos, incluyendo, realizar el pago de salarios, prestaciones sociales y demás que se desprendan de la relación laboral. d) Verificar el cumplimiento de las políticas internas de DROGUERIAS JULIAO y de sus fines empresariales que incluyen, pero no se limitan al cumplimiento de obligaciones legales o contractuales con terceros. e) Realizar programas de bienestar corporativo de los trabajadores, de vigilancia del Sistema de Gestión de Seguridad Social y Salud y para actividades de promoción y prevención de la salud. Así como realizar encuestas relacionadas con estos. f) Presentar información para el trámite ante entidades relacionadas con el Sistema de Gestión de Seguridad Social y Salud, incluido la solicitud de reembolsos por pagos de licencias o incapacidades a las organizaciones competentes, incluidas EPS, IPS, entre otras. Asimismo, frente a entidades financieras para el análisis de beneficios, tales como libranzas. g) Realizar el registro fotográfico y audiovisual durante los eventos, cursos, capacitaciones, materiales comerciales y/o programas de bienestar corporativo que realice DROGUERIAS JULIAO con el propósito de que sean publicadas en páginas web y/o redes sociales. h) Consultar y reportar información en listas restrictivas, centrales de riesgo y/o demás operadores de información; y, realizar los reportes correspondientes en estos operadores de información; así como verificar autenticidad de los datos y salvaguardar la seguridad de DROGUERIAS JULIAO. i) Administrar los sistemas de información y comunicaciones de DROGUERIAS JULIAO, incluyendo, generar copias y archivos de seguridad de la información contenida en los equipos que se les proporcionen. Así como, permitir el acceso a las plataformas y sistemas de DROGUERIAS JULIAO, gestionar la creación de perfiles de usuario y contraseñas; y, verificar el cumplimiento de las políticas de la organización. j) Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, compañero permanente), así como para actividades de promoción y prevención de la salud, y bienestar institucional en general. k) Enviar información relacionada con la liquidación, culminación de actividades y participación en futuros procesos de selección, con posterioridad a la terminación del contrato laboral. l) Realizar programas de bienestar dirigidos a los Trabajadores en Misión para actividades de promoción y prevención de la salud y bienestar corporativo en general. GRUPO DE INTERÉS FINALIDADES DEL TRATAMIENTO POLÍTICA DE HÁBEAS DATA Versión 5.3 Clientes a) Proveer los productos y/o servicios contratados y realizar todas las actividades necesarias para ejecutar la relación comercial con el Cliente. b) Realizar campañas de satisfacción, estudios estadísticos, analítica de datos, y seguimiento de la calidad de los productos y/o la prestación de los servicios que presta DROGUERIAS JULIAO. c) Realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación y demás propias de la relación comercial y certificar las relaciones comerciales generadas entre las partes. d) Realizar programas de fidelización de clientes, a través de correo electrónico, mensajes de texto y llamadas. e) Conocer información del comportamiento de los clientes de las tiendas, de los clientes institucionales y de e -commerce y suscanales de contacto para realizar ofrecimientos ajustados a sus necesidades. f) Conservar registros históricos de la compañía y mantener contacto comercial. GRUPO DE INTERÉS FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Proveedores y/o Contratistas a) Contactar y contratar a Proveedores y/o Contratistas de servicios o productos que DROGUERIAS JULIAO requiera para el desarrollo de sus actividades y la dotación de sus instalaciones; así como realizar las solicitudes necesarias para reportar la información contable, legal y tributaria relacionada con aquellos. b) Solicitar propuestas y cotizaciones de productos y/o servicios a Proveedores y/o Contratistas (actuales o potenciales), así como compartir acuerdos con estos para adquirir dichos productos o servicios. c) Realizar todas las actividades necesarias para ejecutar adecuadamente los contratos existentes con los Proveedores y/o Contratistas, incluyendo, pero no limitándose al envío de comunicaciones y realizar gestiones de cobranza, a través de correo electrónico, mensajes de texto y llamadas. d) Tramitar las solicitudes que presente, realizar gestiones contables, fiscales, administrativas, debidas diligencias, facturación, enviar comunicaciones, realizar gestión de cobranza, certificar las relaciones comerciales generadas, y demás actividades propias de la relación comercial. e) Verificar la información en centrales de riesgo o listas restrictivas, con el propósito de utilizarla como un elemento de análisis en la relación comercial y realizar reportes de información a centrales de riesgo, listas restrictivas y/o cualquier otro operador de información. f) Realizar campañas de satisfacción, estudios estadísticos, analítica de datos y seguimiento de la calidad de los productos y/o servicios que presta el Proveedor. g) Enviar comunicaciones para la verificación de referencias, o con información comercial o informativa sobre los proyectos, productos, servicios, eventos y/o campañas adelantadas por DROGUERIAS JULIAO o sus Aliados. GRUPO DE INTERÉS FINALIDADES DEL TRATAMIENTO POLÍTICA DE HÁBEAS DATA Versión 5.3 Solicitantes de PQRS a) Gestionar y atender las peticiones, quejas, Consultas, Reclamos y/o sugerencias que se presenten a DROGUERIAS JULIAO. b) Efectuar encuestas de satisfacción de los solicitantes de PQRS. c) Generar estadísticas internas relacionadas con la atención al público, la calidad de los productos y la prestación de los servicios. d) Enviar comunicaciones por mensaje de texto, correo electrónico o llamadas con información sobre la gestión de la solicitud objeto de la PQRS. e) Enviar comunicaciones por correo electrónico, mensajes de texto, llamadas o a través de cualquier otro medio de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos, servicios, eventos, campañas y/o concursos de carácter promocional adelantados por DROGUERIAS JULIAO, sus socios o Aliados Comerciales. GRUPO DE INTERÉS FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Visitantes a) Asegurar la gestión de la seguridad en las instalaciones de DROGUERIAS JULIAO, realizar las investigaciones que correspondan en caso de que se presenten situaciones de riesgo o violaciones a la seguridad, gestionar riesgos o accidentes dentro de las instalaciones, y preservar la seguridad de los activos y personas. b) Servir de apoyo en las investigaciones sobre eventos de seguridad que se presenten al interior de las instalaciones de DROGUERIAS JULIAO. GRUPO DE INTERÉS FINALIDADES DEL TRATAMIENTO Generales a) Presentar información a autoridades judiciales, administrativas y/o de control y vigilancia, soportar procesos de auditoría interna o externa, y realizar estudios estadísticos o analítica de datos. b) Tramitar encargos, solicitudes o cualquier tipo de petición, reclamo o consulta que sea realizada por el titular a través de cualquiera de las formas de contacto que se pongan a su disposición. c) Enviar comunicaciones por correo electrónico, mensajes de texto, llamadas o a través de cualquier otro medio de comunicación con información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos, servicios, eventos, campañas y/o concursos de carácter promocional adelantados por DROGUERIAS JULIAO, sus socios o Aliados Comerciales d) Realizar la verificación y actualización de los Datos Personales, así como informar sobre los cambios en la Política y/o en las finalidades del tratamiento. e) Transferir o transmitir datos personales a socios comerciales, filiales, subsidiarias, matrices o empresas aliadas, para el cumplimiento de las finalidades aquí descritas, o en el marco de la estructuración y culminación de transacciones estratégicas. 10. Personas que acceden a los Datos Personales El acceso a las Bases de Datos que se encuentren bajo la responsabilidad de DROGUERIAS JULIAO solamente estará disponible para los Trabajadores de DROGUERIAS JULIAO que requieran acceder y tratar esta información para el desarrollo de sus funciones. DROGUERIAS JULIAO no compartirá o entregará las Bases de Datos ni los Datos Personales almacenados en estas a terceras personas con las que no tenga ningún tipo de relación. POLÍTICA DE HÁBEAS DATA Versión 5.3 Sin embargo, en los casos en que lo requiera para alcanzar las Finalidades autorizadas, los Datos Personales podrán ser legítimamente transmitidos a proveedores, quienes podrán estar ubicados fuera o dentro del país e incluso en jurisdicciones con diferentes normas y niveles de protección de datos como EE.UU, con quienes se firmarán los correspondientes acuerdos de transmisión de datos personales para proteger la información, los derechos de los Titulares y para tomar todas las medidas pertinentes para que el Tratamiento de la Base de Datos y de los Datos Personales se realice en cumplimiento de esta Política. Dentro de los proveedores encargados de la información con los que usualmente se comparten los Datos Personales, se encuentran aquellos que proveen servicios contables, software, incluidos almacenamiento en la nube y todos aquellos con los cuales DROGUERIAS JULIAO tenga una relación contractual. Para todos los efectos, DROGUERIAS JULIAO solo podrá entregar información contenida en sus Bases de Datos a los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales, las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; los terceros autorizados por el Titular o por el Régimen General de Protección de Datos Personales. DROGUERIAS JULIAO se reserva el derecho de solicitar documentación adicional a fin de verificar la calidad de la persona que solicita la información. 11. Compromiso de Seguridad de DROGUERIAS JULIAO DROGUERIAS JULIAO está comprometida con la confidencialidad y seguridad de los Datos Personales que se encuentran almacenados en sus Bases de Datos, bajo restricciones de acceso, disponibilidad y consulta por parte de terceros no autorizados. Con base en lo anterior, DROGUERIAS JULIAO informa a los Titulares de los Datos Personales que ha adoptado medidas y prácticas adecuadas para la conservación de los Datos Personales bajo condiciones de seguridad típicas de la industria, que buscan impedir su adulteración, pérdida, robo, consulta pública, uso o acceso no autorizado o fraudulento, así como la implementación de prácticas internas que contribuyan a un ambiente seguro de la información. No obstante, DROGUERIAS JULIAO no podrá garantizar la seguridad total de ningún Tratamiento de Datos Personales por Internet o por sistemas de almacenamiento de datos. En caso de que algún Titular considere que sus Datos Personales no están siendo tratados de manera segura, DROGUERIAS JULIAO agradece ser notificada a la brevedad posible a fin de revisar el asunto con la prioridad que esto amerita. 12. Actualización de Datos Personales y Tratamiento de Datos Personales no actualizados DROGUERIAS JULIAO está comprometido con el Tratamiento de la información bajo estricto cumplimiento del principio de veracidad o calidad, por lo cual, recuerda el derecho que tienen los Titulares a actualizar y rectificar sus Datos Personales y los invita a que reporten cualquier actualización, cambio y/o modificación respecto de sus Datos Personales a la brevedad posible. Asimismo, DROGUERIAS JULIAO se reserva el derecho de realizar actividades encaminadas a mantener actualizados los Datos Personales de los Titulares que hacen parte de sus Grupos de Interés. En el escenario de actualización, cambio y/o modificación de Datos Personales no reportados eficazmente a DROGUERIAS JULIAO, solicitamos la comprensión de cualquier Tratamiento de datos de terceros (no parte de nuestras Bases de Datos) ocasionado por este hecho. En estos escenarios, y tan pronto sea informado a DROGUERIAS JULIAO, se eliminará el dato de manera inmediata del Titular no relacionado con los Grupos de Interés de DROGUERIAS JULIAO y se procederá con la actualización de la información la Base de Datos correspondiente. 13. Tiempo del Tratamiento de Datos Personales DROGUERIAS JULIAO conservará un registro de la información de sus Grupos de Interés antes, durante y POLÍTICA DE HÁBEAS DATA Versión 5.3 después de terminar su relación con los Titulares (e.g. contractual, laboral, etc.), que puede incluir Datos Personales, única y exclusivamente para alcanzar las Finalidades autorizadas por el Titular o en el cumplimiento de deberes legales o contractuales. DROGUERIAS JULIAO almacenará los Datos Personales durante el tiempo que sea necesario para el cumplimiento adecuado de las Finalidades autorizadas por el Titular y/o de los deberes legales o contractuales de DROGUERIAS JULIAO. Terminado este tiempo, DROGUERIAS JULIAO destruirá los Datos Personales y/o los eliminará de sus Bases de Datos. 14. Derechos de los Titulares. Los Titulares de los Datos Personales tiene los siguientes derechos: a. Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus Datos Personales. b. Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo en los casos en que se exceptúe como requisito para el Tratamiento de los Datos Personales, de conformidad con las excepciones que establece el Régimen General de Protección de Datos Personales. c. Recibir información, previa solicitud hecha al Responsable, respecto del Tratamiento que se le ha dado a sus Datos Personales. d. Acudir ante las autoridades y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en el Régimen General de Protección de Datos Personales, previo trámite de consulta o reclamo ante DROGUERIAS JULIAO. e. Modificar y revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato. f. Tener conocimiento y acceder a los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. g. Los demás que se reconozcan en el Régimen de Protección de Datos Personales. 15. Responsable de atender las Consultas y Reclamos en DROGUERIAS JULIAO. De acuerdo con el RGPD, DROGUERIAS JULIAO cuenta con el área de Servicio al Cliente, que hace las veces de Oficial de Protección de Datos Personales al interior de la Organización. Sus funciones serán promover la protección de datos personales, el cumplimiento del RGPD, y atender las consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de los datos personales: Correo electrónico [email protected] A esta misma dirección de contacto podrán elevarse cualquier pregunta o consulta relacionada con la Política y las prácticas relacionadas con el Tratamiento de los Datos Personales por parte de DROGUERIAS JULIAO. 16. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular. El Titular, su representante o causahabientes puede presentar Consultas y/o Reclamos en ejercicio de sus derechos, de la siguiente manera: a. La Consulta o Reclamo deberá dirigirse a alguno de los canales establecidos en esta Política. El Titular debe describir de manera clara su solicitud de corrección, actualización o supresión. En caso de que el Reclamo tenga relación con un posible incumplimiento de DROGUERIAS JULIAO o de su Encargado a cualquiera de sus deberes, se deberá indicar de manera detallada la razón del incumplimiento. b. En el caso de Consultas: el Titular o solicitante deberá identificarse plenamente y describir de manera clara POLÍTICA DE HÁBEAS DATA Versión 5.3 su Consulta. En caso de que no se esté actuando como Titular, deberá indicar la calidad en la que se actúa y adjuntar el documento que lo faculta para realizar la petición o consulta, bien sea poder, registro civil, entre otros. DROGUERIAS JULIAO atenderá su Consulta en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término mencionado, DROGUERIAS JULIAO informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando el nuevo término para atender su petición o consulta, el cual no superará cinco (5) días hábiles, contados a partir del vencimiento del término en el anterior punto. c. En el caso de Reclamos: el interesado deberá indicar de manera detallada la razón del incumplimiento. En este caso, DROGUERIAS JULIAO atenderá el reclamo en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, DROGUERIAS JULIAO informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su Reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el Reclamo recibido resulta incompleto, DROGUERIAS JULIAO requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo del mismo para que lo subsane respecto de sus imprecisiones, si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, DROGUERIAS JULIAO entenderá que se ha desistido del reclamo. Si mediante el Reclamo se solicita la eliminación de los Datos Personales y/o revocatoria de la Autorización para el uso de los Datos Personales, DROGUERIAS JULIAO procederá conforme a esta. No obstante, guardará copia del reclamo, incluida la información que en ella se relacione, para efectos documentales en eventuales procesos administrativos. 17. Cookies en el navegador web. DROGUERIAS JULIAO podrá implementar Cookies para recolectar y realizar el tratamiento de Datos Personales de los Usuarios. DROGUERIAS JULIAO actuará como Responsable de la información que recolecte por medio de las Cookies propias y someterá su Tratamiento a los estándares de protección establecidos en el RGPD y a lo dispuesto en la presente Política. Así mismo, DROGUERIAS JULIAO tiene la calidad de Encargado frente a los Datos Personales que sean recolectados mediante Cookies de terceros. En su Página Web, DROGUERIAS JULIAO podrá implementar las siguientes Cookies: Tipo (según quién las gestiona) Descripción Propias Son enviadas/instaladas en el equipo del Usuario desde el equipo/dominio administrado por DROGUERIAS JULIAO y desde el cual se presta el servicio solicitado por el Usuario. En este caso, DROGUERIAS JULIAO actúa como Responsable. De terceros Son enviadas/instaladas en el equipo del Usuario desde el equipo/dominio administrado por un tercero, distinto a DROGUERIAS JULIAO. Este tercero es quien realiza el tratamiento de los datos personales y, por lo tanto, quien actúa como responsable del Tratamiento. Tipo (según su Finalidad) Descripción Necesarias o de funcionamiento Son implementadas para habilitar funciones esenciales para el funcionamiento básico de la Página Web, y sin las cuales este no puede operar de forma adecuada. POLÍTICA DE HÁBEAS DATA Versión 5.3 Estadísticas Son implementadas con el propósito de comprender cómo interactúan los Usuarios con la Página Web y así realizar el análisis estadístico de los servicios que se prestan. De preferencia Son implementadas con el propósito de recordar información sobre decisiones/elecciones del Usuario, en ocasiones anteriores de acceso a la Página Web, que puede diferenciar su experiencia de navegación a la de otros Usuarios. Por ejemplo, el idioma, la región desde la que se accede al servicio, entre otros. Publicitarias o de marketing Son implementadas con el propósito de recopilar y almacenar información relacionada al comportamiento de los Usuarios, particularmente de los hábitos de navegación de los mismos, para desarrollar un perfil específico del Usuario y enviar/mostrar publicidad con base en este perfil. Tipo (según el plazo de tiempo que permanecen activas) Descripción De sesión Son utilizadas para recopilar, almacenar y tratar información únicamente mientras el Usuario accede a la Página Web. Desaparecen/son eliminadas del dispositivo del Usuario una vez termina la sesión. DROGUERIAS JULIAO informará a los Usuarios en su calidad de Titulares, por medio del correspondiente Aviso de Privacidad, sobre la utilización de esta tecnología, sus términos y alcance. De esta forma, los Titulares que no deseen la instalación de Cookies podrán rechazarlas total o parcialmente por medio de las opciones “No acepto” o “Escoger cookies”, respectivamente, en el Aviso de Privacidad implementado en la Página Web. Si el Usuario rechaza o desactiva total o parcialmente las Cookies, podría afectar algunos aspectos funcionales de la Página Web, durante su experiencia de navegación 18. Vigencia a. El presente documento entró en vigor a partir de 7 de febrero del 2025 b. Las Bases de Datos bajo la administración de DROGUERIAS JULIAO tendrán una vigencia igual al tiempo en que se utilicen los Datos Personales para las finalidades descritas en esta Política; y, se conservarán los Datos Personales incluidos en estas a menos que el Titular solicite su supresión y no exista un deber legal o contractual de conservar la información. c. DROGUERIAS JULIAO informa que todo cambio sustancial en la Política de Tratamiento de Información y Datos Personales será comunicado oportunamente por su sitio web.